Å lede i en pandemisk kontekst – en casestudie av personalledere i Lyse-konsernet

Abstract

Formålet med dette forskningsprosjektet er å få en dypere innsikt og ny kunnskap om hvordan det oppleves å lede under en pandemi. COVID-19 har skapt en kontekst preget av uforutsigbarhet og usikkerhet, samt ført til nye arbeidsmetoder og -rutiner. Disse endringenehar vært med på å sette sitt preg på kommunikasjons-, samhandlings-, og ledelsesaspektet.

I denne oppgaven er vi interessert i å utforske hvilke konsekvenser de kontekstuelle endringene har skapt for å utføre ledelse, med fokus på rollen som personalleder. Dette har ledet til følgende problemstilling: Hva slags konsekvenser for personallederens rolleutøvelse har oppstått som følge av COVID-19 pandemien i Lyse-konsernet?

For å besvare problemstillingen er det i tillegg utarbeidet tre forskningsspørsmål:

1. Hva slags kommunikasjon og samhandling opplever lederen som særskilt nødvendig under pandemien for å møte de ansattes behov? 2. Hvordan påvirker de kontekstuelle forholdene knyttet til pandemien lederens tilnærming til kommunikasjon og samhandling? 3. Hva slags implikasjoner, rundt kommunikasjon og ledelse, oppstår ved bruk av digitale samhandlingsverktøy?

Forskningsprosjektet er en casestudie og vi har vært interessert i å avdekke hvordan personalledere i Lyse-konsernet har opplevd sin rolle som leder «i disse tider». Vi undersøktenærmere hva personallederen opplever som særskilt nødvendig kommunikasjon og samhandling under COVID-19, og hvordan kontekstuelle forhold knyttet til COVID-19 begrenser eller muliggjør enkelte lederoppgaver. Datainnsamlingen har foregått gjennom semistrukturerte intervjuer på Teams, med totalt ti ledere fra Lyse Dialog, Lyse Elnett og Altibox. Utvalget har bestått av gruppeledere som førstelinjeledere, og avdelingsledere som andrelinjeledere.

I det teoretiske rammeverket presenterer vi Mintzbergs’ inndeling av lederens rolleaspekter – hvor vi har utvidet hvert aspekt med nyere ledelseslitteratur. Rollen som relasjonsmester, informasjonsrollen og beslutningsrollen vil være gjennomgående i hele analysen og spille en sentral rolle i å kunne besvare problemstillingen i sin helhet. Studiens funn viser at personallederne opplever et stort behov for å utøve empatisk og tillitsbyggende kommunikasjon og samhandling i en tid preget av usikkerhet og endring – et aspekt knyttet til rollen som relasjonsmester. Videre ser vi at en hektisk arbeidshverdag på hjemmekontor; en større opplevelse av organisatoriske avgrensninger, og; utfordringer med gruppestørrelse i en digital setting – er kontekstuelle faktorer knyttet til COVID-19 som påvirker personallederens rolleutøvelse. Overgangen til digital samhandling har medført nye utfordringer innen ledelse og kommunikasjon når det kommer til det “menneskelige aspektet” av personallederrollen og rollen som relasjonsmester. Samtidig har det skapt nye muligheter knyttet til rollen som informasjonsformidler og de mer administrative oppgavene. Det er lettere å samles i større grupper, møtevirksomheten oppleves effektiv, den formelle informasjonsflyten har økt, og det er mer tid til og fokus på endringsledelse.

Vi undersøker også det tilsynelatende paradoksale ved funnene våre. På den ene siden, ser vi at personallederen opplever et stort behov for å utøve relasjonsmesterrollen. På den andre siden, opplever personallederen at overgangen til økt bruk av digitale samhandlingsverktøy og hjemmekontor begrenser mulighetene for å utøve denne rollen. Dette gjør at en kan spørre seg om overgangen til hjemmekontor og digitale samhandlingsplattformer er en av årsakene til at behovet for relasjonsmesterrollen er fremtredende, eller er det i utgangspunktet den uforutsigbare krise- og endringskonteksten vi befinner oss i som forsterker dette behovet? Kanskje en kombinasjon?

Digitale samhandlingsverktøy har vist seg å være en arena hvor det oppleves som vanskelig å gjenskape det sosiale samspillet som foregår naturlig på arbeidsplassen. Behovet for det relasjonelle kan derfor tenkes å øke når man ikke lenger kan møtes som før, og hvor anbefalingen om å unngå fysisk tilstedeværelse med andre gjør at man blir utsultet på sosiale inputs. Samtidig kan det tenkes at behovet for det relasjonelle har økt fordi COVID-19 situasjonen har skapt en del vanskelige følelser for enkelte – som f.eks. angst. Empirien har vist at personallederen både har en bevissthet og handlingskraft knyttet til det å imøtekomme de følelsesmessige behovene som oppstår blant de ansatte i en pandemisk kontekst, men at de har hatt ulike utgangspunkt og muligheter for å dekke dette behovet.

The purpose of this research project is to gain a deeper insight and new knowledge about how it is to lead during a pandemic. COVID-19 has created a context characterized by unpredictability and uncertainty, as well as introducing us to new working methods and routines. These changes have impacted the communication, interaction and management aspect of organizations.

In this thesis, we are interested in exploring the consequences for leadership that these contextual changes have brought up, with a focus on the role of personnel managers. This has led to the following problem formulation: What kind of consequences for the personnel manager's role have arisen as a result of the COVID-19 pandemic in the Lyse Group?

In order to answer this problem statement, the following research questions were formed:

1. What kind of communication and interaction does the manager experience as particularly necessary during the pandemic to meet the needs of the employees? 2. How do the contextual conditions associated with the pandemic affect the leader's approach to communication and interaction? 3. What kind of implications, around communication and leadership, arise from the use of technology-mediated interaction?

The research project is a case study and our focus is on uncovering how personnel managers in the Lyse Group have experienced their role as leaders during a pandemic. We examined in more detail what the personnel manager perceives as particularly necessary communication and interaction during COVID-19, and how contextual conditions related to COVID-19 limits or enables certain leadership tasks. The data collection has taken place through semi-structured interviews on Teams, with a total of ten leaders from Lyse Dialog, Lyse Elnett and Altibox. The selection of informants has consisted of group-leaders as first-line leaders, and department managers as second-line leaders.

In the theoretical framework, we present Mintzberg's division of the leader's role aspects – where we have expanded each aspect with more recent management literature. The role as relationship master, the information role and the decision-making role will be consistent throughout the analysis and will play a central role in being able to answer the problem statement in its entirety. The study's findings show that personnel managers experience a great need to perform empathic and trust-building communication and interaction in a time characterized by uncertainty and change – an aspect related to the role of the relationship master. Furthermore, we see that a hectic workday in the home office; a greater experience of organizational boundaries, and; challenges with group size in a digital setting – are contextual factors related to COVID-19 that affect the personnel manager's role performance. The transition to technology-mediated interaction has led to new challenges in leadership and communication when it comes to the “human aspect” of the personnel manager role and the role of relationship master. At the same time, it has created new opportunities related to the role of information communicator and the more administrative tasks. It is easier to gather in larger groups, the meeting activity is experienced as efficient, the formal information flow has increased, and there is more time and focus on change management.

We also examine the apparent paradox of our findings. On one hand, we see that the personnel manager experiences a great need to exercise the relationship master role. On the other hand, the personnel manager finds that the transition to increased use of technology-mediated interaction tools and home offices limits the opportunities to perform this role. This makes one wonder whether the transition to home offices and digital collaboration platforms is one of the reasons why the need for the relationship master role is prominent, or is it basically the unpredictable context of crisis and change we find ourselves in that reinforces this need? Maybe a combination?

Technology-mediated interaction platforms have proven to be an arena where it is perceived as difficult to recreate the social interaction that takes place naturally in the workplace. The need for the relational aspect can therefore be thought to increase when one can no longer meet as before, and where the recommendation to avoid a physical presence with others means that one becomes deprived for social inputs. At the same time, it is conceivable that the need for the relational aspect has increased because the COVID-19 situation has created a number of difficult feelings for some – such as anxiety. The empirical evidence has shown that the personnel manager has both an awareness and the power to act in relation to meeting the emotional needs that arise among employees in a pandemic context, but that they have different starting points and opportunities to meet this need.