Organisasjonssosialisering: En kvalitativ studie av samspillet mellom deltakerne i prosessene rundt organisasjonssosialisering i Bane NOR

Abstract

Sammendrag

Formålet med denne masteroppgaven er å undersøke uformelle og relasjonelle organisatoriske sosialiseringsprosesser, samt ansvaret og forventninger til de ulike aktørene som er involvert. Rolleklarhet, sosial integrasjon, mestring og kunnskap om kulturen oppnås gjennom uformelle praksiser slik som mellommenneskelige relasjoner (Bauer, 2010). Oppgaven er skrevet for Bane NOR (BN). I tider hvor onboardingsprosesser blir digitalisert, er det verdifullt å undersøke hvordan benytte seg av slike ressurser i en mer og mer fragmentert verden. Færre fysiske møter påvirker læringsprosessene for nyansatte. Organisasjoner burde forstå samspillet mellom aktørene som er en del av onboardingsprosesser. Gjennom problemstillingen Hvordan kan forutsetningene for en organisatorisk sosialiseringsprosess hos Bane NOR forbedres ved å ha en eksplisitt og proaktiv tilnærming til oppgaven? vil denne oppgaven bidra til å fremheve viktigheten av dette.

Med en utforskende og deskriptiv tilnærming til problemstillingen, er studiet er basert på en kvalitativ metodikk. Datainnsamlingen ble utført ved å intervjue ni informanter som representerer de ulike aktørene som vi studerte, som er den nyansatte, lederen med ansvar for onboardingen og Human Resources (HR). I tillegg har vi samlet inn innsikt fra dokumenter og andre ansatte for å avdekke generelle hensyn knyttet til problemstillingen. Denne studien er basert på et humanistisk menneskesyn, der vi ser på ansatte som sosiale ressurser, i stand til å skape et positivt resultat for alle.

Litteratur innenfor feltet viser at et godt grunnlag for onboarding inkluderer et samspill mellom nyansattes egenskaper, atferd og organisatorisk innsats (Bauer & Erdogan, 2011). Oppgaven er basert på Talya N. Bauer og Cathrine Filstads arbeid om organisasjonssosialisering, Cato Wadels litteratur om lærende organisasjoner, og Edgar H. Scheins teorier om organisasjonskultur. Tilleggslitteratur inkluderer felt som fysisk tilstedeværelse og autonomi da dette er faktorer som er relevante for den organisatoriske sosialiseringen i BN.

Det vil ikke være mulig å trekke endelige konklusjoner fra et så lite utvalg, men det er mange funn som peker på trender som er spesifikke for denne organisasjonen og organisasjoner generelt. Analysen og resultatene som er basert på den empiriske datainnsamlingen peker på

iv flere aspekter og behov som er viktige for onboardingen. Våre funn indikerer at BN kan med fordel dra nytte av økt læring fra eierne av problemene før de utvikler fremtidige strategier og processer for onboardingen. Lederne verdsetter deres autonomi og muligheten til å tilpasse prosessene til lokale behov.

Selv om hver nyansatt, leder, team og organisasjon har sine egne egenskaper, er grunnlaget for en onboardingsprosess å legge til rette for sosial trygghet og etablere solide forbindelser. Vi vil hevde at BN med fordel kan legge vekt på individuelle behov og forventninger fra den nyansatte. Da vi forholder oss til organisasjonssosialisering som en læringsprosess som skjer mellom aktørene, er det viktig å etablere et felles grunnlag gjennom rolle- og forventningsavklaringer. Funnene viser også at formaliserte tiltak som bruk av sponsor, mentor og traineeprogrammer er elementer innen onboarding som bør være sentraliserte prosesser. Disse er i økt grad viktige med mindre fysisk tilstedeværelse. Ansvaret for sosialisering ligger mellom aktørene som kompetente individer og kjernen i sosialiseringen skjer gjennom kommunikasjon og gjensidige tilpasninger.

The purpose of this thesis is to research the informal and relational organisational socialisation processes and the responsibilities and needs of the different actors involved. Role clarity, social integration, self-efficacy, and knowledge of culture are achieved through informal practices such as interpersonal relationships (Bauer, 2010). The thesis is conducted in collaboration with Bane NOR (BN). In times when onboarding processes are being digitised, it is valuable to investigate how to utilise such resources in an increasingly fragmented world. Remote work and less physical interaction affect the learning process for new employees. Organisations should understand the interplay between the actors that are a part of an onboarding process. Through the statement How can the conditions for an organisational socialisation process be improved at Bane NOR by taking an explicit and proactive approach to the task? this thesis will contribute to emphasise the importance of such.

With an exploratory and descriptive approach to the issue, the study is based on a qualitative

methodology. Data collection was conducted by interviewing nine informants that represent

the different actors that we were studying, which are the new employee, the manager

responsible for the onboarding, and the Human Resources (HR). Additionally, we gathered

insights from documents and other employees to uncover general considerations linked to the

issue. This study is based on a humanistic view of humanity where we view employees as

social resources, capable of creating a positive outcome for all.

Literature within the field shows that a solid basis for onboarding practices includes an

interplay between new employee characteristics, behaviours, and organisational efforts

(Bauer & Erdogan, 2011). The thesis is based on Talya N. Bauer and Cathrine Filstad's work

on organisational socialisation, Cato Wadel's literature on learning organisations, and Edgar

H. Schein's theories on organisational culture. Additional literature includes fields such as

physical presence and autonomy as these are factors that are relevant for organisational

socialisation at BN.

It is not possible to draw final, general conclusions from such a small sample, but many

findings point to trends that are specific to this organisation and for organisations in general.

The analysis and results following the empirical data collection point at different approaches

ii and needs for the onboarding. Our findings indicate that BN could benefit from enhanced

learning from the problem owners when deciding on future strategies and processes for

onboarding. The managers value their autonomy and the ability to adjust processes to the

local needs.

Even though each new employee, manager, team, and organisation have their own

characteristics, the basis of an onboarding process is to facilitate social safety and establish

solid connections. We would argue that BN could benefit from emphasising individual needs

and expectations from the new employees. As we approach organisational socialisation as a

learning process happening between the actors, establishing a common basis through role

clearance and clarifications of expectations is essential. The findings also show that

formalised actions such as sponsor or mentorships and trainee programs are elements of

onboarding that could benefit from being formalised processes. These are also increasingly

important with less physical presence.

The responsibility for socialisation lies between the

actors as competent individuals, and the core of the socialisation happens through

communication and mutual adjustments.