Strategier innen offentlige anskaffelser av IT-brukermaskinvare

Abstract

Bruk av klassiske mangeårige rammeavtaler med én leverandør er veldig utbredt i anskaffelser av IT-maskinvare innen offentlig sektor. En utfordring i slike avtaler er at priser og produkter partene blir enige om ved avtaleinngåelse fort blir utdatert i et IT-marked med rask utvikling. Oppgaven ser nærmere på hvordan en offentlig virksomhet over tid kan sikre gode betingelser i anskaffelser av datamaskiner. Selv om det tas utgangspunkt i offentlig sektor, vil de fleste prinsipper som drøftes være anvendelige i private organisasjoner også. Gjennom kvalitative intervju med fem offentlige virksomheter legger oppgaven frem en oversikt over nåværende innkjøpspraksis i Norge. Det er første gang et slikt nasjonalt studium blir gjennomført. Arbeidet har avdekket at prisregulering i klassiske rammeavtaler fungerer dårlig i praksis. Prisklausuler som vanligvis benyttes er vanskelige å utforme slik at de både er fleksible og innenfor anskaffelsesregelverkets grenser. Siden det ikke finnes prisindekser på området, krever prisregulering aktiv oppfølging fra oppdragsgiver og forutsetter tilgang til riktig markedsinformasjon. Videre er kommuner utsatt for strategisk prising fra leverandøren ettersom spesifikasjonsendringer ikke er konkurranseutsatt. Samlet sett gjør dette at kommuner blir den svake part i en klassisk rammeavtale. Etter en grundig og faglig drøftelse av minikonkurranser og dynamiske innkjøpsordninger konkluderes det med at den beste måten å sikre oppdaterte betingelser på er å ta i bruk hyppigere konkurranser. Markedsmekanismer sikrer oppdaterte priser og produkter til en hver tid og eliminerer muligheter for strategisk prising. Videre tilrettelegger denne innkjøpsstrategien for leverandørutvikling ved å gi små og mellomstore bedrifter en større mulighet til å kjempe om de offentlige kontraktene. Et velutviklet og velfungerende leverandørmarked er viktig for å sikre gode innkjøp også i fremtiden. Til slutt anbefales det at kommuner etterstreber en forenkling av deres bestillinger for å ytterligere forbedre tilbudene fra leverandørene.