Hvordan utvikling av prosjektmodeller kan bidra til læring og erfaringsoverføring: En studie av prosjektgjennomføring ved Hydro Karmøy

Abstract

Studier viser at læring gjennom prosjekter er en av hovedmåtene som en bedrift utvikler sine evner og sin ytelse på. En gjennomgang av Hydros styringsdokumenter for prosjektgjennomføring viser at bedriften har stort fokus på å øke prosjektmedarbeidernes kunnskap ved å legge til rette for erfaringsoverføring i prosjektene. Denne studien tar for seg hvordan utvikling og forbedring av Hydros beslutningsmodell for investeringsprosjekter kan bidra til læring og erfaringsoverføring i bedriften. Intervjuer av nøkkelpersoner, og en gjennomført spørreundersøkelse av prosjektmedarbeiderne ved Karmøy Metallverk (KMV), indikerer at Hydros beslutningsmodell for investeringsprosjekter (CVP-modellen) er et godt verktøy i gjennomføringen av prosjekter. Modellen gir veiledning og legger føringer for dokumentasjon som skal fremlegges gjennom alle prosjektets faser. Denne dokumentasjonen lagres i Hydros prosjektdatabase. Studien viser at bedriften kan legge til rette for god erfaringsoverføring ved bedre utnyttelse av databasen i form av systematisering og opprydding, samt å gjøre databasen tilgjengelig for alle prosjektmedarbeidere. Spørreundersøkelsens resultater viser også at prosjektmedarbeiderne ved KMV mener at CVP-modellen i stor grad blir brukt i gjennomføringen av prosjekter. En analyse av de dokumentene som ble levert for et utvalg gjennomførte prosjekter viser derimot avvik fra CVP-modellens dokumentasjonskrav i flere av prosjektene, noe som tyder på at prosjektmedarbeiderne mener de bruker modellen i stor grad så lenge deler av den påkrevde dokumentasjonen er levert. En undersøkelse av kravet til dokumentasjon i prosjektene viser at dette kan skyldes at beskrivelsen av den dokumentasjonen som er påkrevd varierer i ulike dokumenter. Det vil dermed være fordelaktig å tydeliggjøre hvilken dokumentasjon som er påkrevd, og hvilken som er anbefalt. De største avvikene fra dokumentasjonskravet er knyttet til CVP-modellens første beslutningsport. Dokumentasjonen fra de tre første fasene blir i flere tilfeller levert samlet ved tredje beslutningsport. Denne måten å gjennomføre prosjekter på er godkjent for gjennomføring av «forenklede prosjekter», der full CVP-gjennomgang ikke er hensiktsmessig i forhold til ressursbruk og kompleksitet. I disse prosjektene legges det fram en forenklet prosjektfaserapport. I hvilken grad denne blir brukt korrekt er vanskelig å vurdere, ettersom beskrivelsen av den forenklede CVP-modellen er ufullstendig. Den forenklede CVP-modellen bør oppdateres med beskrivelser av hvilken dokumentasjon som er påkrevd og i hvilke tilfeller den skal anvendes. En vurdering av prosjektenes grad av klarhet i mål og løsning i forhold til Wysockis prosjektlandskap, viser at CVP-modellen er passende for de fleste prosjektene som gjennomføres ved KMV. Likevel mener flere av prosjektmedarbeiderne at den er tungvinn og upassende for flere av prosjektene. Dette kan løses ved å åpne for bruk av forenklet CVP-modell for flere av de mindre komplekse og gjentagende prosjektene. Årsakene til flere av avvikene fra CVP-modellens dokumentasjonskrav er knyttet til det tidspresset som prosjektmedarbeiderne i enhetene utsettes for, i kombinasjon med tvetydige og ufullstendige beskrivelser. Dette kan løses ved å flytte ledelsen av tidkrevende og kompliserte prosjekter fra enhetene til prosjektavdelingen. I tillegg vil en oppnå bedre prosjektgjennomføring ved å øke kunnskapen om CVP-modellen. Den største utfordringen blir likevel å utforme dokumentasjonskravet slik at det både er omfattende nok for de mest komplekse prosjektene, og brukervennlig nok for de minst komplekse.