Optimalisering av anbudsprosessen i mellomstore teknologiselskap

Abstract

Oppgaven tar for seg gjennomføringen av anbudsprosesser i mellomstore teknologiselskap, med hovedfokus på tre områder; (1) den generelle organisering av anbudsarbeidet, (2) håndtering av økonomisk risiko og (3) aktiv bruk av erfaringer fra gjennomførte prosjekter. Ved hjelp av disse tre fokusområdene belyser jeg hvordan leverandører i tillegg til å fokusere på å vinne kontrakter, også kan øke tryggheten på at kontraktene vil gi inntekt som forventet. Jeg har bevisst avgrenset oppgaven til å fokusere på mellomstore selskaper ettersom disse vil være kvalifisert for å by på omfattende kontrakter, men allikevel kan mangle formaliserte roller for kostnadsestimering eller strukturerte prosesser knyttet til risikohåndtering. Oppgaven er gjennomført ved å først utføre en omfattende litteraturstudie innenfor emnene kontraktsteori, risikohåndtering og erfaringsoverføring. Deretter er to selskapers anbudsprosesser studert i detalj ved hjelp av dokumentanalyse, intervju og case-studier. Tilslutt har jeg vurdert selskapenes behov for forbedringer og optimaliseringer. De to selskapene er ledende innenfor sitt felt og vinner en rekke attraktive kontrakter foran sine konkurrenter. Kundene gir gode tilbakemeldinger og vender stadig tilbake med nye forespørsler. Selskapene leverer altså høy kvalitet i både anbudsbesvarelser og på prosjektleveranser. Allikevel finner jeg at flere interne prosesser med fordel kan optimaliseres, både for å sikre flere kontrakter og for å oppnå en høyere og mer forutsigbar fortjeneste i gjennomføringsfasen. Jeg peker i rapporten på at rollene prosjektleder, selger og bid manager på enkelte områder utfører hverandres oppgaver. Dette fører til et manglende eierforhold til kritiske oppgaver som for eksempel det å identifisere salgsmuligheter, vurdere risiko og utføre kostnadskontroll. Det mangler også standardiserte dokumentmaler for å utarbeide anbudsbesvarelser. Dokumentene bør være standardiserte for i større grad å kunne gjennomføre kvalitetskontroll før innlevering. Dokumentunderlaget bør også kunne brukes direkte for bestilling av varer og for å utføre kostnadskontroll. Studien viser både gjennom litteraturstudie og case-studie at det i liten grad gjennomføres prising av risiko i anbud, og at når dette gjøres så er erfaring og intuisjon det viktigste verktøyet for å kvantifisere risiko som pris. Case-studien viser også at risiko ikke presenteres på en entydig måte for ledelse, og at dette heller ikke etterspørres. Jeg argumenterer for nødvendigheten av å synliggjøre risiko ved å peke på funn fra gjennomførte anbud og prosjektleveranser som viser at manglende bevissthet i dag fører til konkrete tap for selskapene. Påviste fallgruver ved bruk av risikomatrise, sett i sammenheng med forskning, gjør at jeg anbefaler SWOT-analyse som det primære verktøyet for å identifisere og presentere risikobildet i anbudsfasen. For å gjennomføre risikovurderinger er en avhengig av å inkludere historiske data dersom dette finnes. Det vil ikke være mulig å vurdere sannsynligheten for et negativt utfall dersom tidligere erfaringer ikke er dokumentert. Selskapene gjennomfører til en viss grad lessons learned prosesser, men jeg presiserer en ofte oversett forskjell mellom lessons learned og lessons identified. Jeg viser til eksisterende forskning og egne funn som viser at selskaper ofte mangler verktøy eller metoder for effektiv erfaringsoverføring. Jeg argumenterer for betydningen av å implementere dette ved å peke på gjennomførte prosjektleveranser hvor verdifull læring kan ha blitt oversett. Jeg anbefaler å innføre kontinuerlig erfaringsrapportering i stedet for å bare benytte avsluttende lessons learned rapporter. Rapporten kommer altså med konkrete forslag til hvordan leverandører kan identifisere og presentere risiko i anbudsprosessen, og hvordan de kan sikre god erfaringsoverføring undervegs i prosjektleveranser. Etter å ha gjennomgått både forskning og case-studier som viser at etablerte prosedyrer og dokumenterte prosesser ofte ikke brukes av selskapene, fokuserer jeg på at anbefalingene i denne rapporten må være realistiske. Det foreslås derfor små steg, hvor jeg fortrinnsvis tar utgangpunkt i modifisering av dagens praksis i stedet for å innføre nye systemer som kan møte motstand og dermed feile ved innfasing. Forslagene i rapporten vil, på lik linje med alle andre metoder for risikohåndtering og erfaringsoverføring, være til liten nytte for et selskap dersom de plukkes opp av enkelte ansatte men ikke forankres på ledelsesnivå. Det er ledelsen som må ønske å få kontroll på risiko, og som må oppfordre eller kreve at erfaringer brukes til forbedringer. Først da bygges en indre motivasjon, og en kultur i selskapet for å gjennomføre risikostyring og kontinuerlig læring.