Informasjonsflyt i prosjektporteføljestyring

Abstract

En prosjektportefølje består av en rekke investeringer til en bedrift. Dermed er riktig styring av porteføljen avgjørende for å oppnå et lønnsomt resultat. Prosjektporteføljen avhenger derfor av riktig ressursutnyttelse og balanse for å nå sine strategiske mål. Da trenger porteføljeleder tilstrekkelig med informasjon om porteføljens ytelse til enhver tid for å kunne ta riktige avgjørelser. En viktig forutsetning for å nå de strategiske målene er derfor å ha god informasjonsflyt i alle ledd av porteføljen.

Hensikten med oppgaven er forske på hvordan informasjonsflyt fungerer i prosjektporteføljestyring, hvilke digitale verktøy som benyttes og identifisere mulige forbedringspotensialer. Det er derfor utført en kartlegging av informasjonsflyten i forbedrende gjennomføring og gjennomføringsfasen av porteføljen sin prosjektmodell. Videre er utfordringer i informasjonsflyten identifisert, samt betydningen av et godt datagrunnlag og en vellykket digital transformasjon for å kunne besvare oppgavens problemstilling:

Hvordan kan informasjonsflyten i prosjektporteføljestyring optimaliseres?

Resultatene er gjennomført ved å benytte en kvalitativ tilnærming gjennom dybdeintervjuer, observasjonsstudier og litteraturstudier. Oppgaven tar utgangspunkt i en prosjektportefølje i en større bedrift. Prosjektporteføljen er derfor benyttet som virkemiddel for å opprette kontakt med relevante intervjuobjekter. Prosjektporteføljen skal gjennom en digital transformasjon ved å implementere informasjonssystemet Microsoft Dynamics. Store deler av informasjonsflyten vil skje i informasjonssystemet og er derfor en viktig del av oppgaven. Derav ble en konsulentbedrift med erfaringer innen Microsoft Dynamics kontaktet for å kunne gi utfyllende svar på deler av problemstillingen. Totalt ble det gjennomført 15 intervjuer og 3 observasjonsstudier.

Oppgaven har avdekket flere utfordringer med informasjonsflyt i prosjektporteføljen. Det er utfordrende for ledelsen i porteføljen å legge en strategi og optimalt fordele ressurser basert på det informasjonsgrunnlaget som finnes i dagens system. Ledelsen avhenger derfor av god samhandling i prosjektene og at prosjektlederne rapporterer riktig i systemet for å få et godt datagrunnlag. Prosjektlederne derimot, opererer med et tungvint rapporteringssystem og personavhengig informasjonsflyt som gjør det utfordrende å gi kontinuerlig og riktig rapportering på fremdrift i prosjektene. Alle utfordringene peker mot det eksisterende datagrunnlaget. Et godt datagrunnlag vil også være en forutsetning for å lykkes med Microsoft Dynamics. Oppgaven konkluderer derfor med at forbedring av datagrunnlaget vil gjøre det mulig å optimalisere informasjonsflyten i prosjektporteføljen.

A project portfolio consists of the investments of a company and proper management of the portfolio is crucial for the company's financial result. Therefore, the project portfolio depends on resource utilization and balance to achieve its strategic goals. To achieve this, the portfolio manager needs sufficient information about the portfolio's performance at all times in order to make the right decisions. An important prerequisite for achieving the strategic goals is therefore to have a good flow of information in the entire portfolio.

The purpose of the thesis is to investigate how information flow works in project portfolio management, which digital tools are used, and to identify possible improvement potentials. Therefore, the importance of good information flow in the planning phase and the execution phase of the portfolio's project model is identified. Furthermore, challenges in the information flow have been identified, as well as the importance of a good database and a successful digital transformation in order to be able to answer the research question of the thesis:

How can the information flow in project portfolio management be optimized?

The results of the thesis are based on a qualitative approach through in-depth interviews, observational studies, and literature studies. The thesis is based on a project portfolio in a larger company. The project portfolio is therefore used as a case to establish contact with relevant interview objects. The project portfolio will undergo a digital transformation by implementing the information system Microsoft Dynamics. Most parts of the information flow will take place in the information system and are therefore an important part of the research. Hence, a consulting company with experience in Microsoft Dynamics was contacted in order to provide a comprehensive answer to parts of the problem. A total of 15 interviews and 3 observation meetings were conducted.

The thesis has revealed several challenges with the information flow in the project portfolio. It is challenging for the management in the portfolio to lay out a strategy and optimally allocate resources based on the information base that exists in the current system. Therefore, the management depends on good collaboration in the projects and that the project managers report correctly in the system to achieve a valuable database. The project managers, on the other hand, operate with a cumbersome reporting system and person-dependent information flow that makes it challenging to provide continuous and correct reporting on the status of the projects. All the challenges point towards the existing database. A good database will also be a prerequisite to succeed with Microsoft Dynamics. Therefore, the thesis concludes that improving the database will make it possible to optimize the information flow in the project portfolio.