Hva driver kostnadsoverskridelser i prosjekter hvor entreprenører samarbeider, og hvilke tiltak kan redusere slike overskridelser?

Abstract

Samspillsprosjekter er utberedt, utviklet og standardisert i andre land. I Norge derimot er fenomenet forholdsvis nytt. Mangelen på en omforent definisjon og en Norsk Standard, har ført til forvirring knyttet til hva samspill innebærer. Som følge av dette har slike prosjekter blitt preget av mangel på åpenhet, kostnadsoverskridelser og lav tillit mellom aktørene. Kostnadsoverskridelse trekkes frem som et av mange vedvarende problemer i norsk byggeindustri. Litteraturen hevder at kostnadsoverskridelse kan reduseres dersom samarbeidet mellom partene forbedres. Dette ga motivasjon for å utarbeide følgende problemstilling: Hva driver kostnadsoverskridelser i prosjekter hvor entreprenører samarbeider, og hvilke tiltak kan redusere slike overskridelser? Oppgavens bidrag til litteraturen er å finne tiltak som kan hindre, om ikke eliminere, slike overskridelser, hvor det endelige målet er å skape bedre samspillsprosjekter. For å kunne undersøke dette, har oppgaven som mål å besvare på følgende spørsmål:

1. Hvilke faktorer forårsaker kostnadsoverskridelser i bygg- og anleggsprosjekter? 2. Hvilke betydning har kontraktstrategien, kommunikasjon og kostnadsstyringen for kostnadsoverskridelsene i prosjektene? 3. Hva burde inkluderes slik at entreprenørene i samspillsgruppen kan redusere kostnadsoverskridelsene til fremtidige prosjekter?

For å besvare forskningsspørsmålene har det blitt gjennomført litteraturstudie, dokumentstudiet, og to semistrukturerte intervjuer. Det er utført to casestudier, hvor de kvalitative intervjuene har bidratt til den største delen av empirien til oppgaven. Litteraturstudie ble gjennomført for å undersøke eksisterende teori som omhandler samspill og kostnadsoverskridelser, hvor formålene var å skape et grunnlag for oppgaven, muliggjøre en sammenligning mellom funn fra casestudiene og eksisterende teori, og for å tilegne seg mer kunnskap rundt forskningsområdet.

Hensikten med oppgaven er å undersøke hvordan overskridelser oppstår, og hvordan man kan redusere det. Som følge av dette kan man få til et bedre samspill blant entreprenørene. Resultatene fra intervjuene og litteraturstudiene viser at tekniske forhold slik som konflikt ved tverrfaglige løsninger, svakheter i kontraktsgrunnlaget, omfangsendringer, usikkerhet og utilstrekkelig estimeringsmetodikk var betydelige årsaker for overskridelsene. Kognitive forhold slik som ubevist overoptimisme og insentivene til å utføre prosjekter, hvor man bevisst vet at det kan oppstå kostnader som avviker fra estimeringen, var også med på å forårsake overskridelser. Videre var det tydelig at det var et «informasjonsgap» mellom entreprenørene, ved at data og informasjon ikke ble formidlet godt nok eller at motparten ikke fikk med seg informasjonen. Mangelen på klarhet forårsaket misforståelser blant samspillsgruppen. Av den grunn var ineffektiv kommunikasjon og utydelig informasjonsformidling med på å forårsake kostnadsoverskridelser.

Casestudiene tilfredsstiller flere samspillselementer som er nødvendig for at et samspillsprosjekt skal kunne fungere, slik som workshop, teambuilding, samlokalisering osv. Likevel opplever prosjektene fortsatt overskridelser. For at man skal oppnå de ulike fordelene som litteraturen viser til, burde komponenter slik som målpris, åpen bok og insentiver basert på partnergruppens resultat innføres. Uten disse vil det oppstå mangel på åpenhet i prosjektet, noe som er et av de viktigste forutsetningene for å få til et godt samspill. Åpenhet kan videre være med på å styrke tilliten blant samspillsgruppen. Uten åpenhet og tillit, er det vanskeligere å løse uenigheter og konflikter som gir overskridelser. Det er også mulig å tro at komponentene ville vært med på å øke samarbeidsforholdet blant gruppen, ved at man blir forpliktet til å kommunisere mer sammen. Slik kan man sikre at «informasjonsgapet» fylles blant entreprenørene. Videre kan implementeringen av en felles kommunikasjons- og informasjonsdatabase være med på å forebygge problemstillingen. Databasen vil håndtere lagringen og loggføringen av informasjonen, slik at informasjonen alltid er tilgjengelig blant gruppen. Ved å øke graden av muntlig og skriftlig kommunikasjon, kan man forebygge utydelig informasjon, avklare misforståelser, og sikre seg bedre informasjonsflyt.

Selv om det har blitt analysert casestudier i oppgaven, og presentert anbefalinger til fremtidige prosjekter, er det likevel noen svakheter med oppgavens forskning. Det er kun analysert et begrenset utvalg av prosjekter. Av den grunn er det ikke gitt at funnene i oppgaven kan være representative for en hel prosjektportefølje. Til tross for dette har informantene bestått av nøkkelpersoner, noe som har gjort det mulig å fremskaffe data av høy kvalitet og validitet. Dette er likevel en svakhet, ettersom det ikke har blitt benyttet triangulering av perspektiver. Dette gjør at man får ensidig rapportering, noe som kan gi data som kan lede til bias. Til syvende og sist har oppgaven samlet inn verdifull og relevant data, noe som kan benyttes videre i erfaringsoverføringen.

Project partnering is more common, developed and standardized in other countries around the world. On the other hand, in Norway, the phenomenon is relatively new. The lack of an agreed definition and a Norwegian standardized method has led to confusion related to what partnering involves. As a result, such projects have been characterized by a lack of transparency, cost overruns and low trust between the participants. Exceeding costs are highlighted as one of many problems in the Norwegian construction industry. The literature claims that cost overruns can be reduced if cooperation between the parties is improved. This motivated the development of the following topic: What causes cost overruns in projects where contractors collaborate, and what can reduce such overruns? The novelty of this thesis is to find measures that can prevent, if not eliminate, such overruns, where the goal is to create better partnering projects. To investigate this, the thesis aims to answer the following questions:

1. What are the factors that cause cost overruns in construction projects? 2. What significance does the contract strategy, communication and cost management have for the cost overruns in the projects? 3. What measures should be included so that the partners in the organization can reduce the cost overruns for future projects?

To answer the research questions, a literature study, document study, and two semi-structured interviews have been conducted. The qualitative interviews have contributed to the largest part of the empirical data for the thesis. The literature study was conducted to investigate the theory related to partnering and cost overruns, where it was desirable to create a basis for the thesis, to enable the comparison between findings from the case studies and theory, and to acquire more knowledge about the research field.

The purpose of the thesis is to investigate how cost overrun occurs and how to reduce these issues. As a result of this, one can get better cooperation among the contractors. The results from the interviews and literature studies show that technical circumstances such as conflict over interdisciplinary solutions, deficiencies in the contract basis, scope changes, uncertainty and inadequate estimation methodology were significant reasons for cost overruns. Cognitive factors such as unconscious over-optimism and the incentives to carry out projects, where it was deliberately known that costs could deviate from the estimate, are also contributed to causing overruns. Furthermore, it was clear that there was an "information gap" between the contractors, as the data and the information were not communicated well enough, or that the other party did not receive the information. The lack of clarity caused misunderstandings among the partnering organization. For this reason, inefficient communication and unclear dissemination of information contributed to cost overruns.

The case studies satisfy several partnering elements that are necessary for a partnering project to work, such as workshops, team building, co-location, etc. Nevertheless, the projects still experienced overruns. To achieve the various benefits that the literature refers to, components such as target price, open book and incentives based on the organization result, should be introduced. Without these components, there will be a lack of transparency in the project, which is essential for good partnering. Transparency will also help to strengthen trust in the organization. Without transparency and trust, resolving disagreements and conflicts could be more challenging, which may result in more cost overruns. It is also possible to believe that these components could help to develop the relationship in the organization, as the group is obliged to communicate more together. This could ensure that the "information gap" is prevented among the contractors. Furthermore, the implementation of a common communication and information database would also be able to prevent the issue. The database would handle the storage and logging of the information so that it is consistently would be available for the group. By increasing the degree of oral and written communication, one can prevent unclear information, clarify misunderstandings, and ensure a better flow of information.

Even though the thesis has analyzed case studies, and presented recommendations for future projects, there are still some weaknesses with the research. This thesis only analyzed a limited selection of projects. For this reason, it is not a given that the findings in the thesis can be representative of an entire project portfolio. Despite this, the informants have consisted of key personnel, which has made it possible to obtain data of high quality and validity. However, this is also a weakness, as triangulation of perspectives has not been used. This means that one retrieves one-sided reporting, which can give data that can lead to bias. Ultimately, the thesis has collected valuable and relevant data, which can be used for further studies.