Hva skjer i en onboardingsprosess?

Abstract

Mange organisasjoner har en fomell eller uformell onboardingsprosess. Denne oppgaven skal belyse hvordan denne prosessen gjennomføres og hvilke viktige elementer som påvirker nyansattes integrering i organisasjonen. Det er gjort mye forskning på enkelte deler av prosessen men det mangler en overordnet teori på organisasjonssosialisering, også kalt onboarding. Det er forsøkt å belyse organisasjonssosialisering i oppgaven fra ulike perspektiv som: organisasjonssosialiseringstaktikker, prosessmodeller i onboarding, motivasjon og læring under onboarding. Studien er en kvalitativ undersøkelse formet som et casestudie hvor fenomenet onboarding utforskes. Rådata kommer fra semistrukturerte intervjuer med ti nyansatte i et stort internasjonalt selskap som er representert med flere kontorer i Norge. Organisasjonens onboardingsprosess er beskrevet ved hjelp av intervju med HR direktør. Analysen viser at til tross av organisasjonens størrelse og en høyt digitalisert onboardingsprosess, har selskapet utviklingspotensiale på dette området. Potensialet for utvikling kan beskrives med viktigheten av tydeligere kommunikasjon under ansettelses- og onboardingsprosessen, og balansert onboarding som inkluderer både kollektive og individuelle aktiviteter. Funnene har vist gode resultater i sosialiseringsprosesser med ledere og kolleger. Mange nyansatte er svært fornøyd med denne delen av onboardingen. Nyansatte føler seg ønsket og velkommen og det styrker deres motivasjon for læring. Samtidig mangler det en oppfølging i deler av prosessen, for eksempel oppfølging av nyansatte i perioden mellom kontrakt signering og første arbeidsdag. Nyansatte melder om utfordringer knyttet til utydelig rolle- og oppgavebeskrivelser som i sin tur fører til kaotisk læringsprosess. Økt struktur i onboardingsprosessen, bevisstheten rundt den, og tydelig ansvarsfordeling mellom HR-avdelingen, ledere, gruppemedlemmer og nyansatte kan føre til betydelig forbedring av hele prosessen og tilfredstillelse av nyansattes ønsker og behov. HR-avdelingen og ledere bør gjøre seg mer bevisst på urealiserte muligheter innen kommunikasjon, forberedelse av læringsprosessen og tydeligere beskrivelse av rolleansvar i oppfølging av nyansatte. Med bakgrunn i funnene anbefales det å jobbe med utfordringer som informantene opplevde, for å forbedre onboardingsprosessen.

Many organizations have a formal or informal onboarding process. This thesis will clarify on how this process is carried out and which important elements affect the integration of new employees in the organization. A lot of research has been done on some parts of this process but there is a lack of a parent theory of organizational socialization, also called onboarding. Attempts have been made to clarify organizational socialization in the thesis from different perspectives, such as: organizational socialization tactics, process models in onboarding, motivation and learning during the onboarding. The study is a qualitative study written as a case study where the phenomenon of onboarding is explored. Raw data comes from semi-structured interviews with ten new employees from a large international company that is represented by several offices in Norway. The organization's onboarding process is described using an interview with the HR director. The analysis shows that despite the organization's size and a highly digitized onboarding process, the company has development potential in this area. The development potential can be described with the importance of clearer communication during the hiring and onboarding process, and balanced onboarding that includes both collective and individual activities. The research has shown good results in socialization processes with managers and colleagues. Many new employees are satisfied with socialization part of the onboarding. New employees feel welcomed and valued and it increases their motivation for learning. At the same time, there is a lack of follow-up in parts of the process, such as follow-up of new employees in the period between contract signing and the first working day. New employees report challenges related to unclear role and task descriptions, which in turn lead to a chaotic learning process. Increased structure in the onboarding process, awareness around it, and clear distributing of responsibilities between the HR department, managers, group members and new employees can lead to significant improvement of the entire process and satisfaction of new employee's wishes and needs. The HR department and managers should become more aware of unrealized opportunities in communication, preparation of the learning process and a clearer description of role responsibilities in following up of new employees. Based on the findings of research, it is recommended to work with challenges that the informants experienced, in order to improve the onboarding process.