Innføring og bruk av oppdragsrutiner i et teknisk rådgivningsfirma

Abstract

Samfunnet er i konstant utvikling, og organisasjoner må jevnlig endre seg for å opprettholde konkurranseevnen. Det utvikles hele tiden nye og mer effektive verktøyer og metoder til å utføre organisasjoners oppgaver på, og disse benyttes i en variert grad. Den varierte bruken av disse er grunnlaget for dette studiet.

Oppgaven tok utgangspunkt i et av Norges største flerfaglige konsulentfirma med sin primære virksomhet innen samfunnsplanlegging og prosjektering i Norge. De leverer tjenester til alt fra små private byggherrer til store private utbyggere og offentlige byggherrer som Avinor, Jernbaneverket og Statens vegvesen.

Mye av konsulentenes hverdag innebærer tegning, beregning og utarbeidelse av rapporter. I tegneprosessen benytter organisasjonen seg av BygningsInformasjonsModellering (BIM) som har mye potensial til å effektivisere oppdragsgjennomføringen. I tillegg har konsulentene tilgang til oppdragsstyringsverktøy, beregningsprogrammer og erfaringsutvekslingsverktøy som benyttes i variert grad.

For å undersøke hvordan effektiviseringspotensialene ble utnyttet, ble det gjennomført en rekke semistrukturerte intervjuer med konsulenter på kontoret i Stavanger og på hovedkontoret. Tilbakemeldingene fra informantene ble heretter analysert opp mot relevant teori om endringsprosesser, endringsledelse og implementering.

Det ble gjennom denne prosessen oppdaget at de fleste av firmaets ansatte gir uttrykk for at de er tilfredse med dagens situasjon. Dette er ifølge Kotter (1995) en utfordring hvis en organisasjon vil innføre endringer, fordi det reduserer de ansattes behov og vilje for endring. Den andre utfordringen for organisasjonen er at ledelsen har lite fokus på oppfølging og bruk av rutinene. Dermed reduserer de også noe av muligheten til å styre endringsprosessene.

Som i mange andre firma opplever konsulentene at tid og økonomi er begrensede ressurser i de fleste oppdrag. Dermed er det lettere å benytte de rutinene man har kjennskap til, enn å bruke tid og ressurser på å lære seg nye.