Gevinstrealisering i offentlige digitaliseringsprosjekter – planlegging og forankring

Abstract

Gevinstrealisering er et tema som mange har meninger om, mer eller mindre berettiget. Det er også et emne som mange synes å streve med, og som få gir uttrykk for å utmerke seg innenfor. Denne studien har hatt som ambisjon å belyse gevinstrealisering som fenomen, og særlig bidra til kunnskap rundt den viktige planleggingsfasen, samt forankring og hvorledes prosjektene jobber strukturert og etterrettelig med arbeidet. Gevinstrealiseringsplaner har vært nøkkeldokumenter for denne studien.

Problemstillingen som har ligget til grunn for studien er «Hva kjennetegner gevinstplanlegging innenfor digitaliseringsprosjekter i offentlige sektor – fra planlegging til realisering?». Det er utarbeidet fire delspørsmål som har supplert problemstillingen. Studien er gjennomført som et dokumentstudium, med innslag av case-metodikk. Det er valgt ut fire statlige digitaliseringsprosjekter som har fungert som case eller eksempler. Essens fra disse digitaliseringsprosjektene har avslutningsvis vært egenskap for en «cross case» analyse, hvor særlige trekk er fremhevet og tolket i lys av aktuell teori. Det er særlig Cranfield modellen og Statens anbefalte prosjektmetodikk, Prosjektveiviseren, som har vært teoretiske fundament i arbeidet. Studien har både hatt til intensjon å bidra med kunnskap som bekrefter teoretiske anbefalinger, og med det kan være til god hjelp for praktikere, eller for akademikere som ønsker å bygge videre på denne studien.

Det er flere funn i studien som kan være relevant for både nye studier, samt i praktisk prosjektarbeid. Herunder at digitaliseringsprosjektene med fordel bør ha et løpende forhold til gevinstarbeidet. Vurderinger rundt mål og gevinster bør ikke utføres som en «engangsøvelse» i begynnelsen av et prosjekt, men snarere bli tatt opp til vurdering med jevne mellomrom. Estimerte variabler kan endre seg, og nye interessenter kan tilkomme underveis. Dette bør dokumenteres på en hensiktsmessig måte, slik at andre kan ettergå de vurderingene som er gjort. I tillegg gir det beslutningstakere en mulighet til å justere kursen, øke ressurspådraget eller tilpasse på annen måte. Det anbefales at planverket kjennetegnes av et fornuftig detaljnivå, slik at det for ettertiden er mulig å sette seg inn i vurderinger som er gjort. Gevinstarbeidet, og prosjektene som sådan, bør videre forankres på et hensiktsmessig ledernivå, for å sikre forankring og legitimitet. Det som kjennetegner de utvalgte digitaliseringsprosjektene er at mye av dette er på plass, men at det også er registrert et potensiale rundt flere av disse momentene.

Realization of benefits is a topic on which many people have opinions, more or less justified. It is also a subject that many seem to struggle with, and that few express their ability to excel in. The aim of this study has been to shed light on profit realization as a phenomenon, and in particular to contribute to knowledge about the important planning phase, as well as anchoring, and how the projects work in a structured and orderly way. Benefitrealization plans have been key documents for this study.

The problem that has formed the basis of the study is "What characterizes profit planning within digitization projects in the public sector - from planning to realization?". Four sub-questions have been prepared which have supplemented the case. The study has been carried out as a document study, with an element of case methodology. Four government digitization projects have been selected which have served as cases or examples. In conclusion, the essence of these digitization projects has been characteristic of a "cross case" analysis, where special features are highlighted and interpreted in the light of current theory. In particular, the Cranfield model and the Norwegian government's recommended project methodology, the Project Guide, have been the theoretical foundations of the work. The study has both intended to contribute knowledge that confirms theoretical recommendations, and with that can be of great help to practitioners, or to academics who wish to build on this study.

There are several findings in the study that may be relevant for both new studies and practical project work. Including that the digitization projects should advantageously have an ongoing relationship with the profit work. Assessments around goals and gains should not be carried out as a "one-off exercise" at the beginning of a project, but rather be taken up for assessment at regular intervals. Estimated variables may change, and new stakeholders may be added along the way. This should be documented in an appropriate way, so that others can follow the assessments that have been made. In addition, it gives decision-makers an opportunity to adjust the course, increase the resource allocation or adapt in other ways. It is recommended that the planning work is characterized by a reasonable level of detail, so that it is possible for the future to become familiar with the assessments that have been made. The for-profit work, and the projects as such, should further be anchored at an appropriate management level, to ensure anchoring and legitimacy. What characterizes the selected digitization projects is that much of this is in place, but that potential has also been registered around several of these aspects.