| dc.description.abstract | Denne masteroppgaven undersøker hvilken rolle forventningsavklaring spiller for å øke prosjektsuksess innenfor organisatoriske endringsprosesser. Forskningen fokuserer på implementeringen av to betydelige teknologiske endringer i en internasjonal organisasjon: innføringen av et Enterprise Resource Planning (ERP)-system og et dokument kontrollsystem. Ved å bruke Kotters åttetrinnsmodell for endring, med støtte fra Lewins trefasede modell og Schiefloes modell for effektive endringsprosesser, har denne studien som mål å forstå hvordan forberedende prosesser og klar kommunikasjon bidrar til vellykket endringsledelse.
Funnene viser betydelig variasjon i hvordan ledere og prosjektledere kommuniserte og oppfattet nødvendigheten av endringene. Kotters første trinn understreker viktigheten av å skape en følelse av hastverk og nødvendighet for endring. Mange prosjektledere følte seg imidlertid utilstrekkelig informert og forberedt, spesielt under implementeringen av ERP-systemet. Denne mangelen på klar kommunikasjon førte til lavere aksept og forståelse for endringen, noe som belyser en svikt i både forankring og forpliktelse. Innføringen av dokument kontrollsystemet viste derimot forbedringer i lederengasjement og forståelse for prosjektledernes behov, noe som antyder bedre anvendelse av Schiefloes prinsipper om forankring og forpliktelse. Likevel peker funnene fortsatt på utfordringer med sentralisert kommunikasjon.
Effektiv forventningsavklaring fremsto som en kritisk faktor. Analysen viste at utilstrekkelig kommunikasjon og misforståelser om endringens formål, nødvendighet og forventede utfall ofte førte til utfordringer med å tilpasse seg og omfavne de nye systemene og arbeidsprosessene. Både ledere og prosjektledere rapporterte at forventningsavklaringen ofte var utilstrekkelig og toppstyrt, noe som bidro til betydelige kommunikasjonsbrister. Imidlertid var det en merkbar forbedring i forventningsavklaringen under implementeringen av dokument kontrollsystemet, som reflekterte en bedre forståelse av nødvendigheten og fordelene ved systemet blant prosjektlederne.
Forventningene til gevinstene fra de nye systemene var høye, med løfter om betydelige forbedringer i effektivitet og kontroll. Funnene viste imidlertid en tydelig diskrepans mellom de forventede gevinstene og de faktiske resultatene, noe som førte til betydelig frustrasjon og demotivasjon blant prosjektlederne. Denne mangelen på realisering av forventede gevinster var kritisk for prosjektledernes vurdering av prosjektsuksessen.
Studien konkluderer med at effektiv forventningsavklaring er grunnleggende for prosjektsuksess. Der forventningsavklaringen var utilstrekkelig, oppstod det utfordringer som motstand, misforståelser og ineffektivitet. Funnene antyder at forventningsavklaring fungerer som en katalysator for prosjektsuksess ved å etablere et fundament for gjensidig forståelse og klarhet om endringens formål, nødvendighet og forventede utfall. Dette understreker behovet for kontinuerlig forbedring av kommunikasjonsstrategier og engasjementsprosesser for å sikre at forventningsavklaringen er effektiv og omfattende for å oppnå prosjektsuksess. | |
| dc.description.abstract | This master's thesis examines the role of expectation management in enhancing project success within organizational change processes. The research focuses on the implementation of two significant technological changes in an international organization: the introduction of an Enterprise Resource Planning (ERP) system and a document management system. Utilizing Kotter's eight-step change model, supported by Lewin's three-phase model and Schiefloe's model for effective change processes, this study aims to understand how preparatory processes and clear communication contribute to successful change management.
The findings show significant variation in how leaders and project managers communicated and perceived the necessity of the changes. Kotter's first step emphasizes the importance of creating a sense of urgency and need for change. However, many project managers felt inadequately informed and prepared, especially during the implementation of the ERP system. This lack of clear communication led to lower acceptance and understanding of the change, highlighting a failure in both anchoring and commitment. In contrast, the introduction of the document management system showed improvements in leadership engagement and understanding of the project managers' needs, suggesting better application of Schiefloe's principles of anchoring and commitment. Nonetheless, the findings still point to challenges with centralized communication.
Effective expectation clarification emerged as a critical factor. The analysis showed that inadequate communication and misunderstandings about the purpose, necessity, and expected outcomes of the change often led to challenges in adapting to and embracing the new systems and work processes. Both leaders and project managers reported that expectation clarification was often insufficient and top-down, contributing to significant communication gaps. However, there was a noticeable improvement in expectation clarification during the implementation of the document management system, reflecting a better understanding of the necessity and benefits of the system among the project managers.
Expectations for the benefits of the new systems were high, with promises of significant improvements in efficiency and control. However, the findings revealed a clear discrepancy between the expected benefits and the actual outcomes, leading to considerable frustration and demotivation among project managers. This failure to realize the expected benefits was critical to the project managers' assessment of the project's success.
The study concludes that effective expectation management is fundamental to project success. Where expectation management was insufficient, challenges such as resistance, misunderstandings, and inefficiency arose. The findings suggest that expectation management acts as a catalyst for project success by establishing a foundation for mutual understanding and clarity regarding the change's purpose, necessity, and expected outcomes. This underscores the need for continuous improvement in communication strategies and engagement processes to ensure that expectation management is effective and comprehensive in achieving project success. | |