Kommunikasjon og situasjonsforståelse under kriser

Abstract

De aller fleste kriser av et visst omfang krever involvering i håndteringen fra både kommuner, fylkesmannsembeter, direktorater og departementer. Involveringen vil variere, men det er ofte lav terskel for at det orienteres oppover i denne forvaltningskjeden. Årsaken til at det orienteres er at det skal etableres en situasjonsforståelse som grunnlag for å kunne fatte beslutninger og nivå for videre involvering. Det samme gjelder mellom sektorer på samme forvaltningsnivå. For å få til dette grunnleggende arbeidet kreves det kommunikasjon mellom aktører. Det er disse kommunikasjonsprosessene som blir viet oppmerksomhet i det videre, særlig spisset mot rapportering på samordningskanal. DSB har utgitt egne retningslinjer som legger føringer for dette.

Ved gjennomgang av utvalgte dokumenter og gjennomføring av fire intervjuer som datagrunnlag, var det i stor grad samstemte funn som fremkom. Ved utvelgelsen av dokumenter ble de omtalte retningslinjene og instruksen for fylkesmannens arbeid med samfunnssikkerhet viktige utgangspunkt. Innholdet i de øvrige dokumentene hadde i mindre grad enn forventet et innhold som evnet å bidra til besvarelse av problemstilling og forskningsspørsmål. Dette gjaldt rapportene og evalueringene etter øvelser og hendelser. Ved gjennomgangen av dokumenter etter hendelser og øvelser ble det særlig vektlagt å finne relevant informasjon om situasjonsforståelse, rapportering, kommunikasjon og barrierer. Ved utvelgelsen ble det også tatt hensyn til å fremskaffe rapporter som beskrev forskjellige typer hendelser, med geografisk variasjon, samt at det skulle være en viss spredning i tidsrom for når de fant sted. Respondentene som ble intervjuene er meget erfarne og kompetente. De bidro meget godt til at datagrunnlaget kunne benyttes. Respondentene representerte henholdsvis tre forskjellige fylkesmannsembeter og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Informasjonen som ble samlet inn gjennom intervjuene var i stor grad sammenfallene. Dette bidrar til å styrke påliteligheten i slutninger og konklusjon i oppgaven.

En svakhet er at antallet respondenter med fordel kunne vært større. Flere intervjuer var planlagt, men ble ikke gjennomført. Avtalene om intervju lot seg ikke følge opp da respondentene ble opptatt med håndtering av smittesituasjonen covid-19. Ved å kunne intervjue også disse aktørene ville det i drøftingen med påfølgende konklusjon kunne problemstillingen belyses fra disse viktige beredskapsaktørene. Øvrig datainnsamling viste at samarbeidende beredskapsaktører er av vesentlig interesse og viktighet ved etablering av en helhetlig situasjonsforståelse som her er tema.

Teorien som er benyttet omhandler strukturen i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap fra nasjonalt nivå og ned til regionalt og lokalt nivå. Teorier som tar for seg kommunikasjonsprosesser ble valgt å baseres på to velkjente modeller fra henholdsvis David Berlo og Claude Shannon og Warren Weaver. Modellen har noe varierende vekting og de anses derfor å utfylle hverandre for sammen å bidra til å besvare problemstillingen. Underveis i arbeidet har det også blitt tilført teori om teamarbeid og samarbeid for best resultat sammen. Intervjuene viste dette som særlig viktig da ingen større hendelser kan håndteres kun i én sektor, hvor etablering av situasjonsforståelse i kriser ikke er noe unntak.

Det konkluderes med at retningslinjene bidrar i noe grad til tidsriktig og god situasjonsforståelse ved håndtering av uønskede hendelser som krever involvering av flere forvaltningsnivåer og flere sektorer. Som virkemiddel alene vurderes det ikke å være tilstrekkelig. Kombinert med andre tilpassede løsninger, basert på retningslinjenes intensjon, vurderes de som gode.

I korte trekk baseres ovennevnte vurdering på at retningslinjene er ikke bindende for aktørene utover kommunene, fylkesmennene og DSB. Videre er det i for liten grad vektlagt behovet for situasjonstilpassede valg av deltagelse i rapporteringen, hvilken form rapporteringen skal ha, og til slutt hvilken kanal som skal benyttes. Kommunikasjonsprosessen som beskrives i retningslinjene vurderes ikke som ideelle, samtidig som det ved å følge intensjonen i dokumentet vil bidra til orden og struktur i arbeidet med situasjonsforståelsen.