| dc.description.abstract | Globalisering og internasjonal konkurranse stiller stadig økende krav til konkurranseevne i industri og annet næringsliv. Dette kommer blant annet til utrykk gjennom kontinuerlig behov for forbedring og effektivisering. Erfaringer viser imidlertid at både produksjons- og administrative prosesser ofte ikke i tilstrekkelig grad holder tritt med denne utviklingen. Resultatet er misbruk av ressurser gjennom dobbeltarbeid og arbeid som må gjøres om - noe som igjen fører til unødvendig lang gjennomføringstid, unødvendig ressursbruk, redusert kvalitet og lavere kundetilfredshet.
Bakgrunn for denne masteroppgaven er mine erfaring som HR-Rådgiver i tilknytting til administrative arbeidsprosesser ved flere internasjonale oljeserviceselskap. Arbeidsoppgaver blir her, på samme måte som ved andre selskap, tilrettelagt og strukturert gjennom forhåndsdefinerte arbeidsprosesser. Mine erfaringer fra disse selskapene bekrefter nettopp at arbeidsprosesser sjelden blir oppdatert og forbedret. Det synes naturlig å se årsaken i sammenheng med manglende systematisk fokus og trening på kontinuerlig forbedring. Av denne grunn ble det besluttet i et av ovennevnte selskap å gjennomføre et prosjekt for å teste ut en metode for effektivisering og kontinuerlig forbedring, og som også i stor grad la vekt på psykologiske elementer gjennom trening og motivasjon. Den overordnede målsettingen var å redusere tidsbruk og ressursbruk. Dersom metoden ga ønsket resultat, ville den i neste fase bli tatt i bruk som et generelt hjelpemiddel for effektivisering av administrative arbeidsprosesser i selskapet.
Masteroppgaven er gjennomført som et prosjekt med sikte på å teste ut og implementere en metode for kontinuerlig effektivisering og kvalitetskontroll i tilknytting til administrative arbeidsprosesser. Som ansatt ved avdelingen som var ansvarlig for gjennomføring av prosjektet, var jeg prosjektansvarlig, og benyttet samtidig anledningen til å gjennomføre prosjektet som min masteroppgave ved UiS. Som prosjektleder ivaretok jeg også den tradisjonelle og nødvendige "forsker-rollen" for å sikre en faglig og vitenskapelig gjennomføring av prosjektet og masteroppgaven.
Prosjektets teoretiske utgangspunkt er en metode kalt "Kaizen», utviklet og tatt i bruk i Japan med stor suksess etter annen verdenskrig. Gjennom motivering og oppfølging legger metoden vekt på å utvikle en kultur som kontinuerlig bidrar til effektivisering og kvalitetsforbedring, ikke nødvendigvis gjennom store og krevende prosjekter, men like gjerne gjennom små og lett gjennomførbare tiltak.
Flere tilgjengelige metoder for effektivisering ble vurdert. ”Kaizen Event” ble valgt på bakgrunn av at den kan anvendes på de fleste arbeidsprosesser i selskapet. Metoden tillot også at prosjektet ble basert på en forholdsvis enkel arbeidsprosess i testfasen, for senere å kunne benyttes på mer kompliserte og krevende prosesser, dersom resultatene var tilfredsstillende. Det ble lagt vekt på at verktøyet ikke bare primært var er teknisk hjelpemiddel, men hadde fokus på ansattes engasjement og deltakelse, og som derigjennom kunne påvirke arbeidskulturen i positiv retning.
Masteroppgaven omhandler og beskriver erfaringer og resultater fra prosjektet. Resultatene viste at metoden bidro til betydelig forbedring av effektiviteten og reduserte kostnader:
- Den aktuelle arbeidsprosessen ble forenklet gjennom reduksjon fra 13 til 7 arbeidsoperasjoner.
- Behandlingstid og prosesstid ble redusert med 25 dager, 1 time og 55 minutter.
- Lønnskostnadene ble redusert med NOK 12.000.
Prosjektet resulterte også i en betydelig forbedring av samhold mellom deltakerne. Det ble en positiv oppslutning rundt de foreslåtte endringene som ble gjort gjeldende umiddelbart etter at prosjektet var avsluttet. Selskapet og avdelingen hvor prosjektet ble gjennomført, besluttet å ta initiativ til å anvende metoden i større skala.
Prosjektet ble gjennomført som en Case-studie basert på en kvalitativ tilnærming gjennom anvendelse og testing av teori knyttet til en konkret arbeidssituasjon, samt gjennom prosjektleders aktive og medvirkende rolle i prosessen. Metoden som ble lagt til grunn for gjennomføring av prosjektet ble basert på et verktøy, nærmere beskrevet i en praktisk veileder kalt ”The Kaizen Event Planner” av Karen Martin & Mike Osterling (2007). Veilederen redegjør for det teoretiske utgangspunktet og presenterer en modell og retningslinjer for gjennomføring, definerer roller til de involverte, elementer som må være tilstede, samt potensielle resultater.
Tankemodeller presentert av Andersen, Baustad og Sørsveen i sin bok ”Ledelse på Norsk” (1994), setter utviklingsarbeidet i en virksomhet inn i system og synliggjør nødvendige stadier i endringsprosessen ved hjelp av en Y-modell. Et arbeidsverktøy, kalt X-modellen, er benyttet som analysemodell. Modellen har gitt en bedre forståelse av sammenhengen mellom forutsetninger, den aktuelle arbeidsprosessen, og resultatet fra prosjektsamlingen. Erfaringsmessig, og i faglig sammenheng, oppleves X-modellen som en nyttig drøftingsmodell for endringsprosesser. | no_NO |
