Hvordan kan Sandnes kommune benytte Robotisert prosessautomatisering til økt verdiskapning og gevinstrealisering til nytte for brukere, ansatte og for å nå sine overordnede mål?

Abstract

Robotteknologi og automasjon er et mye omdiskutert tema i kommunal sektor som opplever et økt press for å tilby bedre tjenester og oppnå bedre ressursbruk gjennom mer effektive prosesser. Fokuset mitt er å se nærmere på hvordan Sandnes kommune kan benytte RPA(Robotisert prosessautomatisering) til å automatisere oppgaver til nytte for brukere, ansatte og for å nå sine overordnede mål. I denne utredningen vil jeg presentere RPA som et mulig verktøy for å bidra til å løse disse utfordringene. Denne utredningen skal sette søkelyset på spørsmål hvor RPA egner seg til bruk i Sandnes kommune, mulige gevinster kan være, samt hvilke utfordringer som kan oppstå i en implementasjonsprosess.

Mange av arbeidsoppgavene i Sandnes kommune er rutinepregede, regel- og rutine styrte. Potensialet til å automatisere og effektivisere arbeidsprosesser som det pt. Ikke er systemstøtte i gjeldende fagsystemer og løsninger til å automatisere er stort. Pilotprosjektet Blue Prisim i Sandnes kommune har som mål å etablere programvare å bygge kompetanse på bruk ved bruk av RPA/AI teknologi og levere rammeverk og arbeidsprosesser for videre implementering og optimalisering av digitale arbeidsprosesser.

Med utgangspunkt i å belyse forståelse for RPA teknologi, undersøke riktig kompetanse og en satsing på robotiseringskultur, spør vi oss: - Vil innføring av RPA i Sandnes kommune føre til økt verdiskaping?

Utredningen av RPA-automasjon i offentlig sektor har avdekket at det ikke er noen frykt i kommunale virksomheter og i privat sektor for at en eskalerende digitalisering skal medføre tap av arbeidsplasser, fordi det foreligger konkrete verktøyer som kan benyttes i arbeidet med å gjennomføre den omfattende digitale transformasjonen norske virksomheter i offentlig og privat sektor står ovenfor. Det er en aksept i organisasjonskulturen at digitalisering er håndterbar og hvis det gjennomføres effektiv så kan den skape nye arbeidsoppgaver og nye måter å levere tjenester på. Det vil også frigjøre ressurser ved å digitalisere og automatisere rutinepregede arbeidsoppgaver, som enkle regnskapsprosesser.

Utredningen tar for seg grunnleggende teori knyttet til prosessanalyse og -kartlegging. I tillegg gjennomføres en eksplorativ studie av RPA. Herunder gjennomføring av RPA-prosjekter, identifisering av egnede prosesser for teknologien, mulige fallgruver og en introduksjon av programvareleverandøren..

Sist men ikke minst så har datainnsamlingen avdekket at det er flere muligheter med RPA. Mulighetene er effektivisering og automatisering som fører til reduksjon av kostnader og økt inntjeningen, ble sett på som en av de største mulighetene. De mest sentrale utfordringene var mangel på ferdigheter og kompetanse i integrering av RPA. Digital transformasjon er krevende for kommuner fordi det krever prosessorientering. Prosesser bør kartlegges bedre og prosesseiere etableres.

Resultatene fra datainnsamlingen gjennom analyser, detaljert prosessdokumentasjon, og en rekke konkrete anbefalinger viser at det i studiet er identifisert flere prosesser som er svært godt egnet for RPA. En automatisering av prosessene kan frigjøre flere årsverk og gi gode kvalitative- og kvantitative gevinster.