Prosjektgruppens rolle i en intern omstilling - En casestudie av Dataplan AS

Abstract

Denne avhandlingen tar utgangspunkt i Dataplan AS som er for tiden i gang med et internprosjekt og har som mål å gi svar på hvordan prosjektgruppen håndterer sin rolle som endringsagent i organisasjonsendringen som gjennomføres av Dataplan. Studiens problemstilling bygger på nysgjerrigheten knyttet til hvordan Dataplan går frem for å gjøre et internprosjekt som de aldri har gjort tidligere.

Avhandlingens teoretiske rammeverk legger grunnlag for å kunne svare på hovedproblemstillingen «Hvordan håndterer prosjektgruppen sin rolle som endringsagent i organisasjonsendringen som gjennomføres av Dataplan», og våre underproblemstillinger: 1. Hvordan vokser løsningen frem i fellesskapet av prosjektgruppen? 2. På hvilken måte påvirker konsernledelsen prosjektet og dets fremdrift? 3. Hvordan håndteres oppdraget internt i prosjektgruppen?

Teorikapittelet belyser ulike tilnærminger til organisasjonsendringer, og prosjekter hvor vi ser nærmere på prosjektet som konsept, ulike prosjektstrukturer og prosjektets mål. Videre presenteres prosjektet som organisasjon som inkluderer prosjektmandatet, prinsipal-agentteori, handlingsfrihet og prosjektets omgivelser. Dette skal bidra til å kunne svare på vår første og andre underproblemstilling. I tillegg belyses teori knyttet til forholdet mellom prosjektet og basisorganisasjonen og avslutningsvis belyses teori knyttet til arbeid i fellesskap og tverrfaglig samarbeid.

For å kunne besvare denne problemstillingen har vi basert forskningen på en kvalitativ metode, nærmere bestemt casestudie. Datainnsamlingsteknikkene er deltakende observasjon, semistrukturerte intervjuer og feltsamtaler. Utvalget for studien består av daglig leder for Dataplan AS, som også er prosjektets kunde; KCM, som prosjektets leder; daglig leder for Solutions; Fagansvarlig for Regnskap; samt en representant fra hvert selskap. Dataplan AS har fire selskaper som er involvert i prosjektet: Dataplan Regnskap, Dataplan IT Partner, Dataplan Solutions og Dataplan AS. Vi deltok på totalt 10 prosjektmøter og avholdt til sammen tre intervjuer i løpet av en periode på ca. seks måneder.

Funnene i studien bygger på våre tre underproblemstillinger. Empirien knyttet til den første underproblemstillingen viser at løsningens fremvekst gikk gjennom tre distinktive perioder: matriseperioden, mellomperioden og den topptunge perioden. I de tre periodene anvendte prosjektgruppen ulike tilnærminger for å lokalisere en anbefaling til en digital plattform. Den andre underproblemstillingen belyser at ledelsens påvirkning i den innledende perioden, var negativ for prosjektgruppen grunnet et uklart prosjektmandat og en omfattende målformulering. Under siste halvdel av datainnsamlingen, tok ledelsen mer kontroll over prosjektet og la nye føringer for prosjektets gjennomføring slik at basisorganisasjonen ikke ble negativt påvirket. Empirien knyttet til den tredje underproblemstillingen viser at internt i prosjektgruppen ble oppdraget håndtert gjennom arbeidsfordeling og samarbeid.

Gjennom analysen og drøftingen avdekket vi at organisasjonsendringen som gjennomføres av Dataplan er en episodisk endring. På grunn av prosjektgruppens rolle og innflytelse over omstillingen i Dataplan, har vi definert prosjektdeltakerne som endringsagenter. Vår tolkning er at prosjektgruppen hadde ikke klart å håndtere sin rolle som endringsagent uten konsernledelsen og konsernledelsen hadde ikke klart å gjennomføre endringen uten å gi prosjektgruppen ansvaret som endringsagent. Avslutningsvis i datainnsamlingen lokaliserte prosjektgruppen en total løsning basert på to systemer til konsernledelsen. På grunnlag av denne anbefalingen besluttet konsernledelsen å kun gå videre med ett av systemene. Kompromisset fikk konsekvenser for den langsiktige kvaliteten på prosjektgruppens leveranse. Hvilke konsekvenser dette vil få, vil vise seg i Dataplan AS i årene som kommer.