Ulik avviksrapportering - et lederspørsmål?

Abstract

Bakgrunnen for valg av tema til denne oppgaven er statistiske opplysninger som viser at antall innrapporterte avvik i Sola kommune varierer stort i ulike deler av organisasjonen. Hensikten med studien har vært å se på om den ulike praksisen i bruken av Sola kommunes avviksrapporteringssystem er et lederspørsmål, det vil si om problemstillingen ligger innenfor leders ansvarsområde, samt om systemet er egnet som et verktøy i kvalitets- og forbedringsarbeid. Skolesektoren er valgt ut som studieobjekt, delvis på grunn av store ulikheter i registrerte innrapporterte avvik skolene i mellom, men også fordi det ble antatt at det ville være relativt sammenlignbart å se skolene opp mot hverandre. Oppgavens problemstilling er: «Ulik avviksrapportering – et lederspørsmål?» Det teoretiske bidraget i oppgaven omfatter temaer som internkontroll som en del av kvalitets- og forbedringsarbeid, åpenhet, tillit og motivasjon som grunnlag for medvirkning, lærende organisasjoner og leders betydning for kulturen i en organisasjon. Det er brukt en kvalitativ tilnærmingsmetode med en komparativ case-studie av fire skoler som forskningsstrategi. Data er samlet inn ved individuelle intervjuer av ti ansatte på de fire skolene. Resultatene viser mange felles trekk på alle skolene, men også en del forhold som det ser ut til at er felles for de to skolene med henholdsvis få og mange innrapporterte avvik. De viktigste funnene kan oppsummeres slik: 1. Det er relativt lik oppfatning på alle skolene av hva som er et avvik, men det er ulik oppfatning av hva som bør rapporteres i avviksrapporteringssystemet på skolene med henholdsvis få og mange innrapporterte avvik. 2. Leder tar avvik opp med personalet på ulik måte på skolene med henholdsvis få og mange innrapporterte avvik. 3. Ni av ti informanter oppfatter opplæringen til ansatte i bruk av avviksrapporteringssystemet som god nok. 4. Leders holdning til avviksbegrepet og avviksrapporteringen ser ut til å påvirke organisasjonen. 5. Det er stor enighet om grunnleggende verdier for medvirkning. 4 6. Alle skolene bruker avviksrapporteringssystemet til dokumentasjon og oppfølging av elevatferd. Skolene med relativt høyt antall innrapporterte avvik, ser ut til å bruke systemet i større grad også i resten av internkontrollarbeidet, og til rutineforbedring og identifisering av utfordrings- og fokusområder. Konklusjonen fra undersøkelsen viser at den ulike avviksrapporteringen ser ut til å være et område som lederne bør fatte interesse for, som de mest sannsynlig påvirker gjennom utøvelsen av sin ledelse, og som ligger innenfor deres lederansvar.