Lederskifte – Betydningen av formaliserte prosesser og et forberedt onboardingprogram for å lykkes

Abstract

I denne oppgaven har vi gjennomført en kvalitativ studie om betydningen av formalisering i innfasingsperioden ved skifte av ledere. Vi har sett nærmere på hvordan ledere opplever lederskifter, og hvordan formalisering av innfasingsperioden kan påvirke suksessen av et lederskifte. Data i oppgaven er basert på empiri fra intervjuer av ledere som de siste 3 år har erfart å bli ansatt som leder ved en stor norsk organisasjon.

Vår masteroppgave handler om hvordan organisasjoner kan lykkes med lederskifter. På bakgrunn av oppgavens omfang har vi valgt å avgrense ved å kun fokusere på mellomledernivå.

Vi har undersøkt hvordan ledere opplever formaliserte samarbeidsprosesser med organisasjonen under lederskiftet. Her har vi utforsket hvilke konsekvenser et fravær eller tilstedeværelse av formaliserte prosedyrer har på lederskifter, og dens suksess. I tillegg til dette har vi undersøkt om det finnes formelle elementer i lederskifteprosessen som må være til stede for å lykkes med skifte av ledere. Formålet med vår oppgave er å finne ut av problemstillingen:

I hvor stor grad bør innfasingsperioden formaliseres for å oppnå suksess i skifte av ledere?

Gjennom masteroppgaven ser vi at lederskifter er en komplisert prosess hvor man kan møte en rekke utfordringer. Analysen vår viser at nye ledere møter mange av de samme utfordringene i innfasingsprosessen uavhengig av lederskiftets kontekst. Her finner vi flere avgjørende formelle elementer som bør være til stede for å gjennomføre et suksessfullt lederskifte. Samtidig viser analysen vår at hvert lederskifte er unikt og må behandles deretter.

Vi konkluderer med at organisasjoner i stor grad bør formalisere onboarding- og innfasingsperioden til nye ledere. Derfor bør organisasjoner utarbeide formelle planer for alle faser i innfasingsperioden til nye ledere. Likevel erfarte vi at det ikke finnes en perfekt plan som vil fungere i alle lederskifter, og at organisasjoner derfor må være forberedt på å tilpasse hvert enkelt lederskifte og innfasingsperiode.

Våre funn viser at nye ledere, som gjennomgår en formalisert innfasing, raskere finner seg til rette i sin nye rolle. Dette fører til at den nye lederen blir raskere effektiv i sin nye jobb. På den andre siden viser også våre funn at en fraværende formalisering av innfasingsperioden har flere negative konsekvenser for den nye lederen.

Uten en formalisert innfasingsprosess opplevde nye ledere å bruke unødvendig tid på å skaffe de nødvendige verktøyene og kunnskapene for å være effektiv i sin nye jobb. Dette skapte en kjedereaksjon, der den nye lederen blir ineffektiv i startfasen, som igjen fører til at det tar lengre tid for den nye lederen å bidra til å oppnå organisasjonens mål. Lederskifter er en svært ressurs- og tidkrevende prosess som mange organisasjoner i større grad bør ta høyde for. Derfor mener vi at organisasjoner bør strebe etter å utarbeide en formalisert onboardingplan for innfasingen av nye ledere.

In this thesis, we have conducted a qualitative study on the importance of formalization in processes when changing managers. We have closely studied at how managers experience a change of leadership, and how formalization of this period can affect the success of a change in leadership. Data in the thesis are based on empirical data from interviews with managers who in the last 3 years have experienced being employed as a leader at a large Norwegian organization.

Our master thesis focuses on how organizations can succeed with leadership changes. Based on the scope of the task, we have chosen to delimit by only focusing on the middle management level.

We have investigated how managers experience formalized collaboration processes with the organization during the change of leadership. Here we have explored the consequences of an absence or presence of formalized procedures in leadership changes, and its success. In addition to this, we have investigated whether there are formal elements in the leadership change process that must be present to succeed in changing leaders. The purpose of our thesis is to examine the question:

To what extent should the phasing-in period be formalized in order to achieve success in the change of leaders?

Through the master thesis, we see that change of leadership is a complicated process where you can meet a number of challenges. Our analysis shows that new leaders face many of the same challenges in the phasing-in process, regardless of the context. Here we find several crucial formal elements that should be present to carry out a successful change of leadership. At the same time, our analysis shows that each leadership change is unique and must be treated accordingly.

Our findings show that new leaders, who are undergoing a formalized onboarding process, are more likely to adapt to their new role. This means that the new manager becomes more efficient in their new job. On the other hand, our findings also show that an absent formalization of the onboarding period has several negative consequences for the new leader.

Without a formalized onboarding process, new managers experienced spending unnecessary time acquiring the necessary tools and knowledge to be effective in their new job. This created a chain reaction, where the new leader becomes ineffective in the start-up phase, which in turn means that it takes longer for the new leader to contribute to achieving the organization's goals. Change of leadership is a very resource and time-consuming process that many organizations should consider to a greater extent. Therefore, we believe that organizations should strive to prepare a formalized onboarding plan for the phasing in of new leaders.