Videokonferanser eller fysiske møter? : Et kvalitativt studie som ser på ledere i norske bedrifter sine vurderinger og erfaringer knyttet til valg av medium for møter i en post-covid kontekst.

Abstract

Formålet med dette studiet er å se på hvordan ledere i norske bedrifter vurderer mediene videokonferanser [VC] og Face-to-Face [FTF] i møtesituasjoner, basert på deres egne erfaringer. Problemstillingen som blir besvart gjennom studiet er: Hvordan vil ledere i norske bedrifter vurdere nettbaserte møter som et kommunikasjonsmedium sammenliknet med fysiske møter, og i hvilke møtesituasjoner vil ledere, basert på deres erfaringer, benytte seg av fysiske møter eller møter på nett?

Studiet er ikke begrenset til konteksten av koronapandemien, men det er en sentral del av funnene at pandemien har endret bruk og holdninger, spesielt knyttet til VC. Media Richness Theory [MRT] er en mye brukt teori som ser på dette med valg av medium av hensyn til budskapet sin tvetydighet. Studiet tar utgangspunkt i denne teorien, uten at det er et mål å bekrefte eller avkrefte den.

Det er benyttet et kvalitativt forskningsdesign, der 10 ledere fra norske bedrifter ble intervjuet. Utvalget har en god diversifisering i både alder, kjønn og bransje. Intervjuguiden tar utgangspunkt i problemstillingen og faktorene som brukes for å vurdere medier sin rikhet. Intervjuene ble transkribert og videre analysert gjennom en deduktiv tematisk innholdsanalyse, før de ble sammenliknet med tidligere forskning og annen relevant teori.

Resultatene viser at koronapandemien har økt bruken av VC i norske bedrifter betydelig, og at ledere kommer til å benytte VC videre post-covid. Dette gjelder spesielt for korte møter der det på et generelt grunnlag ikke er et stort behov for samhandling og meningsutveksling. Her trekkes frem informasjonsmøter, rutinemøter og oppfølgingsmøter. FTF har likevel vært et stort savn de siste to årene, og nå som muligheten er til stede for å gjennomføre møter FTF, så er det mange som kommer til å gå tilbake til denne løsningen. Dette gjelder spesielt når toveiskommunikasjon og relasjonsbygging er en viktig del av møtet. Her trekkes frem samarbeidsmøter, kreative møter og diskusjonsmøter.

The purpose of this study is to look at how managers in Norwegian companies evaluate the media videoconferencing [VC] and Face-to-Face [FTF] in meeting situations, based on their own experiences. The research question answered throughout the study is: How will managers in Norwegian companies evaluate online meetings as a communication medium compared to physical meetings, and in which meeting situations will managers, based on their experiences, use physical meetings or online meetings?

The study is not limited to the context of the corona pandemic, but it is a central part of the findings that the pandemic has changed use and attitudes, especially related to VC. Media Richness Theory [MRT] is a widely used theory that looks at the choice of medium for the sake of the message's equivocality. The study is based on this theory, without aiming to confirm or deny it.

A qualitative research design was used, in which 10 managers from Norwegian companies were interviewed. The selection has a good diversification in both age, gender and industry. The interview guide is based on the problem and the factors used to assess the media's richness. The interviews were transcribed and further analyzed through a deductive thematic content analysis, before they were compared with previous research and other relevant theories.

The results show that the corona pandemic has increased the use of VC in Norwegian companies significantly, and that managers will continue to use VC post-covid. This is especially true for short meetings where, on a general basis, there is not a great need for interaction and exchange of opinions. Information meetings, routine meetings and follow-up meetings are highlighted here. FTF has nevertheless been a great loss for the last two years, and now that the opportunity is present to conduct FTF meetings again, many will return to this solution. This is especially true when two-way communication and relationship building are an important part of the meeting. Collaborative meetings, creative meetings and discussion meetings are highlighted here.