Hvilken betydning har intern kommunikasjon i en endringsprosess?

Abstract

For at bedrifter skal oppnå konkurransefortrinn i dagens samfunn er de nødt til å få til gode omstillingsprosesser. En viktig faktor for å lykkes med endring er god intern kommunikasjon mellom leder og ansatt. I lys av dette ønsker vi å undersøke viktigheten av intern kommunikasjon og problemstillingen vår lyder som følger: “Hvilken betydning har intern kommunikasjon i en endringsprosess?”

Vi har undersøkt dette temaet ved hjelp av tre forskningsspørsmål:

1. Hvordan påvirker den interne kommunikasjonen de ansattes motivasjon til endring? 2. Hvordan kan intern kommunikasjon forbedre tillitsnivået mellom leder og ansatt? 3. Hva kjennetegner effektiv intern kommunikasjon?

For å finne svar på problemstillingen vår, har vi gjennomført en litteraturstudie med utgangspunkt i åtte artikler der resultatene av disse er satt sammen for å besvare våre forskningsspørsmål. Resultatene viser at faktorer som mulighet for medvirkning, tillit til ledelsen, generell god kommunikasjon og nok informasjon om endringen er med på å påvirke de ansattes motivasjon for endring. Tillitsnivået mellom leder og ansatt blir forbedret ved jevn, meningsfull og gjensidig dialog. Lederen har en nøkkelrolle i den interne kommunikasjonen og må oppleves som legitim for at tillit skal kunne bygges. De fleste av artiklene bekreftet at mulighet for medvirkning hadde positiv effekt på ansattes motivasjon, men likevel ble det oppdaget tilfeller der sammenhengen kunne være motsatt. Dette ble begrunnet med at ansatte som deltok i beslutninger ofte hadde høyere rang og var derfor ikke redd for å si ifra hvis de var uenige i endringene.

In order for companies to gain a competitive advantage in today's society, they have to have good restructuring processes. An important factor for successful change is good internal communication between manager and employee. In light of this, we want to investigate the importance of internal communication and our problem is as follows: "What significance does internal communication have in a change process?"

We have investigated this topic using three research questions:

1. How does internal communication affect employees' motivation for change? 2. How can internal communication improve the level of trust between manager and employee? 3. What characterizes effective internal communication?

To find answers to our problem, we have conducted a literature review study based on eight articles where the results of these are put together to answer our research questions. The results show that factors such as the opportunity for participation, trust in the management, good communication and a sufficient amount of information about the change help to influence the employees' motivation for change. The level of trust between manager and employee is improved through consistent, meaningful and mutual dialogue. The leader has a key role in internal communication and must be perceived as legitimate for trust to be built. Most of the articles confirmed that the possibility of participation had a positive effect on employees' motivation, but nevertheless cases were discovered where the connection could be the opposite. This was justified by the fact that employees who participated in decisions often had a higher rank and were therefore not afraid to speak out if they disagreed with the changes.